Valitse sivu

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus

Päijät-Hämeen liitto ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain 28§:n [Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)] mukaisesti. Kuvaus tehdään julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa kattavan yleiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä.
Julkisuuslain [Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)] mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävän tarkasti niin, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisella on velvollisuus avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista auttaa tietopyyntöjen yksilöimisessä ja kohdistamisessa julkisuuslain edellyttämällä tavalla. Asiakirjajulkisuuskuvaus kattaa ne Päijät-Hämeen liiton tietoaineistot ja asiakirjat, joihin sovelletaan julkisuuslakia.


Päijät-Hämeen liiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Päijät-Hämeen liitto ylläpitää asiarekisteriä vireille saatetuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.
Tietoa asiarekisteristä voi hakea esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärätiedoilla, kuten asian vireille tulo- tai asiakirjan laatimispäivällä. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Päijät-Hämeen liiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon.
Pääasiallisena asiarekisterinä toimii asianhallintajärjestelmä Dynasty 10.


Tietovarannot ja tietoaineistot

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Päijät-Hämeen liiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä.

Hallintoasioiden ja päätöksenteon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen. Maakuntaliiton kokousten hallinta sekä maakuntahallituksen asettamat työryhmät. Sidonnaisuusilmoitusten kerääminen ja ylläpito.
Tietoaineistot: Maakuntavaltuuston, maakuntahallituksen, tarkastuslautakunnan, maakunnan yhteistyöryhmän ja muiden liiton toimielimien päätöksenteko, viranhaltijapäätökset, yhteystiedot ja sidonnaisuudet.
Tietojärjestelmä: Asianhallintajärjestelmä, sidonnaisuuspalvelu.fi, Microsoft 365
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Asiakirjoja voidaan hakea asianhallinnasta mm. asianumeron, asiakirjan nimen, lähettäjän, laatijan, laatimisajan ja päätösnumeron/päätöspäivämäärän avulla. Sidonnaisuuspalvelusta nimen avulla. Microsoft 365:stä asiakirjoja voidaan hakea asiakirjan nimen, laatijan, laatimisajan avulla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain

Siirry päätöksentekoaineistoon tästä linkistä.
Siirry sidonnaisuusilmoituksiin tästä linkistä.

Henkilöstöasioiden tietovaranto

Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen. Palvelussuhdetietojen hallinta ja palkkojen ja palkkioiden maksaminen sekä työajanseuranta- ja kulunvalvontatiedot.
Tietoaineistot: Rekrytointiin ja palvelussuhteen hoitamiseen liittyvät tietoaineistot. Henkilöstön ja luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystiedot, henkilöstön työsuhde- ja palkkatiedot, kulunvalvontatiedot, luottamushenkilöiden palkkiot ja korvaukset.
Tietojärjestelmä: Henkilöstöhallinnon järjestelmät, Päijät-Hämeen liiton verkkosivut
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä tai muuta luonnollisen henkilön tunnistetietoa.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä /osittain

Siirry Päijät-Hämeen maakuntavaltuuston jäseniin tästä linkistä.
Siirry Päijät-Hämeen maakuntahallituksen jäseniin tästä linkistä.
Siirry Päijät-Hämeen yhteistyöryhmän jäseniin tästä linkistä.
Siirry Päijät-Hämeen tarkastuslautakunnan jäseniin tästä linkistä.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.
Tietoaineistot: Talouden suunnitteluun, seurantaan ja raportointiin, rahoitukseen ja varainhallintaan, omaisuuden hallintaan ja hankintatoimeen liittyvät aineistot. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät aineistot.
Tietojärjestelmä: Taloushallinnon järjestelmät
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asian nimeä.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Aluekehityksen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Maakunnallinen strategia- ja ohjelmatyö, hankerahoitus (EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastot, kansallinen rahoitus) sekä muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.
Tietoaineistot: Maakuntaohjelma ja sen valmisteluaineistot, kansallisen rahoituksen hankkeiden hallinnointiin liittyvät tietoaineistot, EU-hankkeisiin liittyvää aineistoa.
Tietojärjestelmä: EURA 2014, asianhallintajärjestelmä, Microsoft 365
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Asianhallintajärjestelmästä asiakirjoja voidaan hakea mm. asianumeron, asiakirjan nimen, laatijan, laatimisajan sekä asiakirjatiedoston sisällön avulla. EURA 2014 järjestelmästä asiakirjoja voidaan hakea mm. hakemusnumeron, hankenumeron, hankkeen nimen, hanketoteuttajan nimen tai asiakirjatyypin mukaan. Microsoft 365:stä asiakirjoja voidaan hakea asiakirjan nimen, laatijan, laatimisajan avulla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain

Siirry Eura-järjestelmän hakusivustolle tästä linkistä.

Edunvalvonnan tietovaranto

Käyttötarkoitus: Päijät-Hämeen maakunnan edunvalvontatyö
Tietoaineistot: Edunvalvontatavoitteiden tietoaineistot.
Tietojärjestelmä: Asianhallintajärjestelmä, Microsoft 365.
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Asianhallintajärjestelmästä asiakirjoja voidaan hakea mm. asianumeron, asiakirjan nimen, laatijan, laatimis-ajan sekä asiakirjatiedoston sisällön avulla. Microsoft 365:stä asiakirjoja voidaan hakea asiakirjan nimen, laatijan tai laatimisajan avulla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Aluesuunnittelun tietovaranto

Käyttötarkoitus: Lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis- ja asemakaavoista, ympäristöasioista sekä ympäristövaikutusten arvioinnista. Liikennejärjestelmäsuunnitelman laadinta. Paikkatieto. Tilastotieto.
Tietoaineistot: Maakuntakaavaan liittyvät aineistot, liikennejärjestelmään liittyvät aineistot. Päijät-Hämeen liiton käyttämät paikkatietoaineistot. Maakunnan tilan ja kehityksen seurantaan liittyvä aineisto.
Tietojärjestelmät: Asianhallintajärjestelmä, paikkatieto-ohjelmat, maakuntakaava-sivusto (Päijät-Hämeen liiton verkkosivuilla), Microsoft 365
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Asianhallinnasta asiakirjoja voidaan hakea mm. asianumeron, asiakirjan nimen, laatijan, laatimisajan sekä asiakirjatiedoston sisällön avulla. Microsoft 365:stä asiakirjoja voidaan hakea asiakirjan nimen, laatijan tai laatimisajan avulla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain

Siirry Päijät-Hämeen liiton maakuntakaavasivustolle tästä linkistä.
Siirry Päijät-Hämeen liiton liikennejärjestelmäsuunnitelmasivustolle tästä linkistä.
Siirry Päijät-Hämeen liiton maakunnan tila ja kehitys sivustolle tästä linkistä.

Viestinnän ja tapahtumahallinnan tietovaranto

Käyttötarkoitus: Tiedottaminen, viestinnän toteuttaminen, suhdetoiminta. Tilaisuuksien ja tapahtumien ilmoittautumisen ja tapahtumien järjestelyjen ja raportoinnin hoitaminen.
Tietoaineistot: Tiedotteet, uutiset, julkaisut, asiantuntijakirjoitukset, esittelyt, jakelulistat.
Tietojärjestelmät: Päijät-Hämeen liiton verkkosivut, Surveypal tapahtuma- ja palautehallintajärjestelmä, Microsoft 365
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi asian nimeä. Tiedotteet, uutiset ja julkaisut ovat avoimesti saatavilla Päijät-Hämeen liiton hallinnoimilla verkkosivuilla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: kyllä/osittain

Siirry Päijät-Hämeen liiton verkkosivuille tästä linkistä.

ICT tietovaranto

Käyttötarkoitus: Tietoturvaan, tietosuojaan, tietojärjestelmien ylläpitoon liittyvät aineistot, tietojärjestelmien käyttäjät ja käytössä olevat laitteet.
Tietoaineistot: Tietoturvaan, tietosuojaan, tietojärjestelmien ylläpitoon liittyvät aineistot, tietojärjestelmien käyttäjät.
Tietojärjestelmät: ICT:n käytössä olevat järjestelmät
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea: Asiakirjoja voidaan hakea asiakirjan nimen, laatijan, laatimisajan avulla.
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla: ei

Fyysiset tietovarannot (arkisto)

Päijät-Hämeen liiton päätearkistossa säilytetään pitkään ja pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Lisäksi toimiston käsiarkistossa säilytetään käsittelyssä olevia asiakirjoja.

Tietopyynnöt

Tietopyyntöjä voi lähettää liiton sähköpostiin toimisto(a)paijat-hame.fi, josta ne toimitetaan oikealle taholle. Kirjeitse toimitettavat tietopyynnöt osoitteella
Päijät-Hämeen liitto, Hämeenkatu 9A, PL 50, 15111 LAHTI.

Tietopyyntöihin pyritään vastaamaan viivytyksettä; tavanomaisissa tapauksissa parin viikon sisällä ja monimutkaisemmissa tapauksissa kuukauden sisään, julkisuuslaki 621/1999 pykälä 14.

Jos pyydettyjä tietoja ei voida antaa, tiedon pyytäjälle ilmoitetaan kieltäytymisen syy. Kielteisessä tapauksessa tiedon pyytäjä voi siirtää asiansa maakuntajohtajan ratkaistavaksi. Maakuntajohtajan päätökseen voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta.